Ön Muhasebe Nedir? Ön Muhasebeci Ne İş Yapar?

Şirketler için ön muhasebe hayati bir öneme sahiptir. Şirketlerin finansal yönetim verilerinin günlük olarak takip edilmesine öne muhasebe adı verilir. Banka ödemesi, fatura düzenleme gibi görevleri içeren ön muhasebe, şirketlerin asıl muhasebe işlerine yardımcı olmayı amaçlar. Ayrıca tüm finansal işlerin günlük rutinlerle takip edilmesi, herhangi bir sorun yaşanma ihtimalini de en aza indirger. Ön muhasebecilerin işi de finansal alanda yapılması gereken tüm bu işleri, düzenli olarak gerçekleştirmektir. Kayıtları tutarak bunları ana muhasebeye göndermeleri gerekir.

Ön muhasebe nedir, nasıl yapılır, neden önemlidir, ön muhasebeci hangi kayıtları tutar gibi soruların yanıtını öğrenerek işletmenizin çok daha verimli çalışmasını sağlayabilirsiniz. Finansal işlerinizin sağlıklı bir şekilde yürütülmesi için mutlaka alanında uzman bir ön muhasebeci ile çalışmalısınız. Bu sayede kendi işinize zaman ayırabilir ve finansal işlerinizin profesyonel bir şekilde yürütülmesini sağlayabilirsiniz. Ön muhasebe ve ön muhasebeciye dair merak ettiğiniz soruların yanıtını öğrenmek için yazının devamına göz atabilirsiniz.

Ön Muhasebe İşlemleri Nelerdir?

Ön muhasebe, şirketlerin gündelik finansal işlerini takip etmek için önemli bir alandır. Bu alanda çalışan kişilerin mutlaka tutması gereken bazı kayıtlar vardır. Ön muhasebe işlemleri aşağıda detaylıca açıklanmıştır:

• Kasa Hesabı: Ön muhasebede, işletmenin kasa hesabı tutulur ve nakit işlemleri takip edilir. Nakit giriş çıkışları kasa hesabına işlenir. Bu sayede günlük gelir giderlerinizi rahat bir şekilde kontrol edebilirsiniz.
• Cari Hesap Takibi: İşletmenizin çalıştığı müşterileri takip edebilmek için ön muhasebenin cari hesap takibi yapması gerekir. Alıcılara ürün ya da hizmet satıyorsanız, işletmeniz nakit giriş çıkışı yaşar. Dolayısıyla alıcılar ve kendiniz için cari hesap kontrolü yapmanız gerekir. Ön muhasebe, cari hesap takibi işi ile bunu sizin için sağlar.
• Fatura ve İrsaliye: İşletme olarak müşterilerinize ürün ya da hizmet sattığınızda, karşı tarafa fatura kesmek zorundasınız. Tüm bu faturaların dosyalanıp saklanması, herhangi bir sorun yaşandığında alışverişin belgelenmesi açısından önemlidir. Ön muhasebe, fatura ve irsaliye keserek bunlar muhafaza eder.
• Stok Giriş ve Çıkışı: Elinizde ne kadar ürün kaldığını, ürün giriş çıkışlarını mutlaka kontrol etmelisiniz. Stok giriş çıkışlarını kayıt altına alan ön muhasebe, stoklarınızı kontrol etmenizi sağlar.
• Banka Takibi: İşletmenizin bankadaki hesaplarını takip etme görevi, ön muhasebenin iş alanındadır.

Tüm bunlara bakıldığında ön muhasebe ne iş yapar ve ne gibi avantajlar sunar sorusunun yanıtını net bir şekilde görebilirsiniz.

Ön Muhasebenin Önemi Nedir?

Ön muhasebe işlemleri, her ölçekten işletme için oldukça önemli ve avantajlıdır. Ön muhasebe tutmanın sunduğu avantajlar şu şekilde sıralanabilir:

• İşletmenizin tüm faturaları özenle incelenir ve olası problemler önceden tespit edilerek bunların önüne geçilir.
• Şirketinizin sahip olduğu likiditeyi ve nakit parayı ön muhasebe sayesinde güncel olarak kontrol edebilirsiniz. Bu sayede alacaklarınızı ve ödemelerinizi programlı bir şekilde görebilirsiniz.
• Ürünlerinizin stok takibini yaparak satın alımları planlayabilirsiniz.
• Vergi ödemelerini tarihinde ödeyerek gecikme cezası ödemek zorunda kalmazsınız.
• Ön muhasebede tüm alışverişlerin faturası saklandığı için herhangi bir hukuki süreçte bu alışverişleri kanıtlayabilirsiniz.
• Ön muhasebe, çalışanlarınızın aylık bordro takibini yapmanızı sağlar.
• Bankaya yapacağınız kredi başvurularını, ödemeleri ya da para çekim işlemlerini ön muhasebe sayesinde çok daha hızlı bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz.

Ön Muhasebede Dikkat Edilmesi Gerekenler

Başarılı bir ön muhasebe nasıl yapılır diye merak ediyor olabilirsiniz. İşletmenizin finansal açıdan sağlıklı bir şekilde ilerlemesi için ön muhasebeye özen göstermeniz gerekir. Ön muhasebede dikkat edilmesi gereken şeyler aşağıda sıralanmıştır:

• Giderlerinize ve harcamalarınıza dair tüm evrakları, ön muhasebe programına işlemeniz gerekir. Ön muhasebeyi defter, excel ya da yazılım programı aracılığıyla tutuyor olabilirsiniz. Tüm bu yöntemlerde, her işlemi anında işlemeniz büyük önem arz eder.
• Kestiğiniz faturaların tümünü bir klasörde muhafaza etmenizde fayda vardır.
• Çalışanlarınızın, işe yeni aldığınız ya da işten ayrılan kişilerin kişisel bilgilerini, sözleşmelerini, işten ayrılış evraklarını mutlaka takip etmelisiniz.
• İrsaliye ve fatura gibi belgelerin imzalarını ve tarihlerini kontrol etmeniz gerekir.
• İşletmenize ait önemli evrakları, ortakların kimlik bilgilerini, imza sirkülerini, vekaletleri, kira kontratını, sigorta poliçelerini, vergi dairesi yazışmalarını ve Ticaret Sicil evraklarını ayrı bir klasör içinde tutmalısınız.
• Yaptığınız tüm sözleşmeleri, damga vergilerinin olup olmadığına bakarak ayrı bir dosya içinde takip etmelisiniz.
• İşletmelerin evraklarını arşivlemesi önemlidir. Ticaret Kanunu kapsamında bu evrakları 10 yıl, vergi kanunlarına göre ise 5 yıl boyunca saklamanız gerekir. Şirketinizin muhasebe evrakları ve resmi defterleri için ayrı bir sistem oluşturmalısınız.
• Banka havalesi, senet ya da çek ile yaptığınız ve aldığınız ödemelerin makbuzlarını mutlaka almalı ve muhafaza etmelisiniz.

Ön Muhasebecinin Görevleri Nelerdir?

Şirketlerin ön muhasebe işlerinin tümünü yapan kişiler, ön muhasebe elemanı nedir sorusunun yanıtı olarak verilebilir. Ön muhasebecilerin, işletmeler açısından önemi oldukça büyüktür. Finansal olarak işletmenizin ne durumda olduğunu ve nasıl ilerlemesi gerektiğini, ön muhasebeciler sayesinde öğrenebilirsiniz. Ön muhasebe iş ilanları açıklamalarında ve ön muhasebecilerin görev ve yükümlülükleri arasında şunlar yer alır:

• İşletmenizin mali kayıtlarını tutar, faturaları ve diğer mali belgeleri düzenler.
• Ödemeler, tahsilat işlemleri, bordro ve personel maaşları gibi işlemleri yapar.
• Şirketinizin ana muhasebe departmanı ile koordineli bir şekilde çalışarak bu departmana destek ve yardımcı olur.
• Yasal düzenlemelere uygun olarak şirketinizin muhasebe kayıtlarını tutar ve evrakları hazırlar.
• Makbuz, irsaliye, fatura gibi mali belgeleri düzenleyip kaydetme görevine sahiptir.
• Ön muhasebe programlarına veri girişi yapan ön muhasebeciler, ay sonunda ödemeleri yapar.
• Banka hesaplarını ve işlemleri takip eder, cari hesapla ilgili tüm işlemleri yürütür.
• Finansal alandaki önemli konuları raporlayarak bunları arşivler.
• Banka havalesi, senet ve çek ödemelerinin makbuzlarını arşivler.
• İşletmenizin diğer departmanları ile iletişim kurarak ihtiyaç halinde teknik ve mali destek sunar.

Ön Muhasebeci Hangi Özelliklere Sahip Olmalıdır?

İşletmenizin finansal işlerinin doğru bir şekilde yönetilebilmesi için ön muhasebe elemanlarının konuya hakim olması çok önemlidir. Bu yüzden ön muhasebe kursları ile kendini geliştirmiş kişilerle çalışmayı tercih etmelisiniz. İyi bir ön muhasebeci şu bilgilere sahip olmalıdır:

• Gerekli muhasebe tekniklerini iyi bilmeli ve işletmenizin finansal kayıtlarını doğru tutmalıdır.
• Tahsilat, ödeme ve cari hesap takibi gibi konularda bilgi sahibi olmalı ve bunları gerçekleştirmelidir.
• Finansal kayıtları raporlama ve kayıt altına alma konusunda yetkinlik sahibi olmalıdır.
• İyi bir iletişim becerisine sahip olmalı ve departmanlar arasındaki mali sorunları hızlıca çözmelidir.
• Vergi yasalarını yakından takip etmeli ve işletmenizin finansal kayıtlarını yasalara uygun bir şekilde tutmalıdır.

Yukarıda sayılan özelliklere sahip bir ön muhasebe elemanı, işletmenizin finansal olarak iyi bir şekilde ilerlemesi için yeterli olur. Ayrıca bu alandaki personellerinizin, ön muhasebe öğrenme programları ile kendilerini sürekli  geliştirmelerini sağlayabilirsiniz.

Muhasebe ile Ön Muhasebe Arasındaki Fark Nedir?

Muhasebe ile ön muhasebe arasındaki fark, bu iki alanın muhasebenin farklı aşama ve işlevleriyle ilgilenmesidir. Ön muhasebe, işletmelerin günlük mali faaliyetlerini takip ederken; genel muhasebe daha kapsamlı bir süreçtir. Ön muhasebeden gelen veriler, genel muhasebede tablolaştırılır ve raporlanır.

Excelde Ön Muhasebe Nedir?

Ön muhasebe tutmak için kullanılan yöntemlerden biri exceldir. Ön muhasebeciler, excelin tüm özelliklerini öğrenerek ön muhasebe kayıtlarını burada düzenli bir şekilde tutabilir. Genellikle küçük ve orta ölçekli şirketler bu yöntemi tercih eder. Daha pratik ve profesyonel bir yöntem olarak ön muhasebe yazılım programları öne çıkar.