E-İmza Nasıl Alınır? Nerelerde Geçerlidir?

Dijital dönüşüm çağı, pek çok sektörde geleneksel yöntemlerin yerini hızla teknoloji destekli süreçlerin aldığı bir dönemi de beraberinde getirdi. Bu dönüşüm ile işte ve gündelik yaşamda kullandığımız birçok hizmet dijital platformlara taşınmıştır. E-İmza da bu dönüşümün önemli bir parçası olarak dikkatleri çeker. Geleneksel ıslak imzanın yerine geçen bu dijital çözüm, belgelerin elektronik ortamda güvenli bir şekilde imzalanmasını sağlar. Üstelik e-İmza, sadece belgeleri imzalama olanağı sunmakla kalmaz, aynı zamanda çeşitli dijital işlemleri de kolaylaştırır. Peki, e-İmza ne işe yarar, nasıl kullanılır ve nerelerde geçerlidir? Dilerseniz tüm bu soruların yanıtını konuya ilişkin bir rehber niteliği taşıyan bu yazının devamında bulabilirsiniz. 

E-İmza Nedir? 

Elektronik İmza, dijital ortamda oluşturulan belgeleri güvenli bir şekilde imzalamaya yarayan bir teknolojidir. Dijital dünyadaki işlemleri hızlandıran ve kolaylaştıran bu kimlik doğrulama yöntemi, kişisel veya kurumsal dokümanları elektronik ortamda onaylamak için kullanılır. Elektronik imza, belgelerin bütünlüğünü ve güvenilirliğini sağlamak amacıyla kullanıcıyı tanımlayan benzersiz bir dijital kodlama içerir. Bu yöntem ile imzalanan belgeler; doğruluk, güvenilirlik ve hukuki geçerlilik açısından ıslak imzalı belgelerle eş değerdir. 

Ülkemizde e-İmza kullanımı, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ile yasal olarak güvence altına alınmıştır. Harf, karakter ve sembol içeren bu dijital kod, ıslak imza gibi sabit bir yapıya sahip değildir. Dolayısıyla imzalama sırasında bir anahtar aracılığı ile her belge için benzersiz olacak şekilde bir imza oluşturulur. 

E-İmza Nereden Alınır? Başvurular Nasıl Yapılır?

E-İmza almak için ilk adım, yetkili bir hizmet sağlayıcısından Nitelikli Elektronik Sertifika temin etmektir. Bu sertifikalara, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından yetkilendirilen GSM şirketleri aracılığıyla sahip olunabilir. Söz konusu yetki belgeleri; genellikle 1, 2 ve 3 yıllık paketler halinde sunulur. Seçenekler arasından kullanım sürenize ve ihtiyacınıza uygun olan paketleri değerlendirebilirsiniz. 

PTT e-İmza sağlayıcı firmalar ile imzaladığı protokol gereğince elektronik imza satışında aracı kurum görevini üstlenir. Bireysel e-İmza PTT üzerinden yapılan başvurular ile sağlanabilir. Kurumsal başvurular için ise doğrudan ilgili firmalara başvurulması gerekir. Peki, e-Devlet mobil imza nasıl alınır?

E-İmza e-Devlet platformu üzerinden doğrudan alınamamaktadır. Ancak e-Devlet elektronik imza ile giriş yapılabilen bir platformdur. Ayrıca e-Devlet e-İmza  başvurularını onaylamak için de kullanılabilir. 

E-İmza oluşturmak için verilen sertifikalar, bireysel ve kurumsal olarak iki kategoriye ayrılır. Bu noktada tercihinizi kullanım amacınıza göre belirleyebilirsiniz. Bireysel başvurularda kimlik bilgilerinizin yetkili firma tarafından kontrol edilmesi gerekir. Başvuru formu ile noter aracılığıyla kimlik bilgilerinizi doğrulayabilir veya yetkili firmanın belirlediği diğer yöntemleri tercih edebilirsiniz.

Kurumsal başvurular için ise kimlik veya kimlik yerine geçen resmi belgeniz ile Nitelikli Elektronik Sertifika Taahhütnamesi, e-imza başvuru formu, imza sirküleri ve son altı ay içinde alınmış faaliyet belgesi gibi dokümanları temin etmelisiniz. Başvuru belgelerini tamamladıktan sonra seçtiğiniz e-imza paketinin ücretini yetkili firmanın belirlediği ödeme seçenekleriyle ödeyebilirsiniz. 

E-İmza fiyatları; 1, 2 ve 3 yıllık paketlere göre farklılık gösterir. Ödemenizi kredi kartı veya EFT gibi seçeneklerle yapabilir veya yetkili firmanın ofisine giderek ödemenizi gerçekleştirebilirsiniz. Elektronik imzanız, başvurduğunuz kurum tarafından akıllı kart olarak tarafınıza gönderilir. 

E-İmza Nerelerde Kullanılır?

E-İmza hem çeşitli resmi kurumlarda hem de ıslak imza gerektiren pek çok işlemde kullanılabilen bir elektronik onay yöntemidir.  Elektronik imzanın kullanım alanları şu şekilde sıralanabilir:

• E-Devlet işlemleri
• YGS, KPSS, ALES belgeleri
• Pasaport başvuruları
• e-Fatura ve e-Arşiv uygulamaları
• Marka ve patent başvuruları
• Vergi ödemeleri
• İnternet bankacılığı
• Ticari sicil işlemleri
• Dış ticaret ve gümrük işlemleri
• Resmi kurumlar ile yazışmalar
• Bilirkişi başvuruları
• Sosyal Güvenlik Kurumu uygulamaları, Milli Eğitim Bakanlığı, Sağlık Bakanlığı vb.
• T.C. vatandaşı olmayan kişilerin çalışma izinleri

Neredeyse tüm resmi kurum ve işlemlerde kullanılan belgeler, elektronik imza ile güvenli bir şekilde imzalanabilir. Ancak veraset ilamı, miras, evlenme ve üçüncü tarafın şahitliğini gerektiren emlak alım-satım işlemleri gibi durumlarda hala ıslak imza geçerli olabilir. Bu nedenle kullanılacak imza yöntemi, işlemin gereksinimlerine bağlı olarak belirlenmelidir.

E-İmza Nasıl Kullanılır? Elektronik İmza Kullanmanın Faydaları Nelerdir? 

E-İmza kullanımı, neredeyse tüm platformlarda aynıdır. Öncelikle uygulamanın kullanılacağı bilgisayarda elektronik imza sürücüsünün yüklü olması gerekir. Böylelikle bilgisayarın imzayı tanıması mümkün olacaktır. E-İmza uygulamaları, Java programı sayesinde çalışır. Bilgisayarınızda bu programının yüklü olup olmadığını “Denetim Masası” üzerinden kontrol edebilirsiniz. 

Elektronik imza kullanılabilen uygulamalarda farklı giriş yöntemleri söz konusu olabilir. Genellikle elektronik imza ile giriş seçildikten sonra PIN kodunuzu girmeniz istenir. Bu işlemi tamamladıktan sonra kişi veya firmaya ait olan menüler karşınıza çıkar. 

Bu işlemler başarı ile tamamlandıktan sonra ekranda kişiye yada firmaya ait olan menü ve seçenekler görünecektir. Yazılım ve kurulum işlemleri tamamlandıktan sonra imzanız kullanıma hazır olur. Peki, e-İmza nasıl atılır? 

PDF dosyalarını elektronik olarak imzalayabilisiniz. Bunun için Adobe Acrobat Reader DC veya Adobe Acrobat Reader PRO gibi programların bilgisayarınıza yüklü olması gerekir. Program aracılığıyla çevrim içi olarak belge imzalamanın adımları şu şekilde sıralanabilir: 

• E-postadaki inceleme ve imzalama bağlantısına tıklayın. 
• Belgedeki bilgi istemi yönlendirmesini seçin. 
• Açılan pencereden elektronik imzanızı oluşturun.
• İsim yazma, fareyle çizme, imza görüntüsü ekleme ve dijital kalemle imzalama seçenekleri arasından tercih yapın. 
• İmzanızı ilgili satıra eklemek için “Uygula” seçeneğine tıklayın ve ön izleme yapın. 
• Ekranın alt köşesinde yer alan onay seçeneğine tıklayın. 
• Program, otomatik olarak size ve alıcıya imzalanan belgeyi iletecektir. 

Dilerseniz yazılım üzerinden gönderdiğiniz imzaların durumunu öğrenebilir ve taleplerinizi değiştirerek iptal edebilirsiniz. Tüm işlemleriniz için ayrıntılı bir denetim kaydı tutmanız da mümkündür. İmza oluşturmadan önce internet üzerinden ücretsiz araçları kullanarak deneme yapabilir, ilginizi çekebilecek pek çok e-İmza örneğini inceleyebilirsiniz. 

E-İmza Şifre, Aktivasyon ve Bloke İşlemleri 

Merkezi Sicil Kayıt Sistemi (Mersis), elektronik ortamda yürütülen tüm ticaret ve sicil işlemlerini kapsar. Kurumsal e-İmza başvurusunda MERSİS e üye olduktan sonra e-İmza aktivasyonu yapmanız gerekir. Bunun için sağlayıcınızın yazılımını kullanabilirsiniz. 

E-İmza yenileme işlemi için online bir formun doldurulması gerekir. Sonrasında ise satın alınmak istenen E-İmza yenileme paketi belirlenerek ödeme gerçekleştirilebilir. Elektronik imza yenileme işleminin tamamlanması için E-İmza (token) bilgisayara takılı konumdayken sağlayıcınızla iletişime geçmeniz yeterlidir. 

E-İmza şifreniz, başvuru formunda belirttiğiniz e-mail ve cep telefonu gibi iletişim adresleriniz üzerinden tarafınıza iletilir. Şifrenizi hatırlamadığınız takdirde bu kanallarda iletilen bilgilendirmeyi kontrol edebilirsiniz. Sağlayıcı firma ile iletişime geçerek “e-İmza şifremi unuttum” demeniz hâlinde de ilgili bilgi tarafınıza iletilecektir. 

Şifrenizi 3 kez hatalı girmeniz halinde elektronik imzanız ve sertifikanız bloke olacaktır. E-İmza bloke kaldırma işlemi için Kamu Sertifikasyon Merkezinin web sitesini ziyaret etmelisiniz. Buradan kayıtlı cep telefonu numarasına gönderilen SMS onay kodu ile giriş yapılarak elektronik imza blokesi kaldırılabilir. Dilerseniz sağlayıcı firma ile iletişime geçerek PUK kodunuzu talep edebilir, yeni bir şifre oluşturabilirsiniz. Ancak PUK kodunu 3 defa yanlış girdiğinizde elektronik imzanızı tekrar kullanmanız mümkün olmayacaktır.